La gestion du contenu de l'entreprise : un investissement rentable.
La gestion des documents est cruciale dans les organisations modernes, où la rapidité, la collaboration et la conformité sont de plus en plus importantes.
La gestion du contenu à travers différents systèmes et départements est souvent complexe et sujette aux erreurs.
Avec une plateforme ECM, vous n'avez plus à vous en soucier et la gestion de l'information devient simple, sécurisée et entièrement automatisée.
"Ishtar365 vous permet de ne plus jamais perdre de temps à chercher des documents, grâce à un emplacement central et à une automatisation intelligente pour toutes vos informations professionnelles."
Quels sont les éléments essentiels de la gestion du contenu de l'entreprise ?
1. Gestion des documents
Gérer, stocker et récupérer des documents sous forme numérique, y compris le contrôle des versions et la sécurité d'accès, et conformément aux exigences légales et de conformité.
Automatisation des flux de travail et des processus d'entreprise
Automatiser les processus (par exemple les flux d'approbation), ce qui accélère le flux de travail, réduit les erreurs et permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.
3. Outils de collaboration
Permettre aux équipes de collaborer facilement sur les mêmes informations en interne et en externe (par exemple via des portails).
Boostez votre investissement dans Microsoft 365 avec l'ECM
Microsoft 365 est le leader du marché de la productivité numérique, avec plus de 80 % de parts de marché au niveau mondial. Si Microsoft 365 offre des outils très puissants et faciles à utiliser pour la gestion des documents, les processus de travail et la collaboration, ces avantages peuvent aussi être source de problèmes. Grâce à l'ensemble croissant d'outils Microsoft 365, les employés peuvent de plus en plus facilement créer, dupliquer et partager de nouveaux contenus avec d'autres personnes. C'est positif, bien sûr, mais cela augmente considérablement le risque d'informations fragmentées, de contenus cachés dans des canaux fermés et donc d'une transparence et d'une conformité médiocres.
Les organisations avant-gardistes optent donc de plus en plus pour une solution de gestion de contenu afin de renforcer la puissance de leur environnement Microsoft 365, de sécuriser les processus d'information et de garantir la conformité sans sacrifier les avantages en termes de productivité et d'efficacité. Bien que Microsoft offre de puissants outils de stockage et de gestion des données avec SharePoint, OneDrive, Teams, etc., la suite Microsoft 365 n' inclut pas de plans prêts à l'emploi pour la gestion de l'information. Cela entraîne une multiplication des documents, un contrôle des versions défaillant et une gestion des accès inefficace et potentiellement dangereuse. Les employés perdent beaucoup de temps à chercher des informations, sont frustrés et créent leurs propres méthodes de stockage, ce qui entraîne une baisse de la productivité et de la sécurité.
Sans parler des travailleurs de la production ou autres, qui n'ont presque jamais le compte Microsoft 365 de leur organisation. Pourtant, ce groupe d'employés crée et consomme également du contenu(numérique), par exemple en consultant des instructions de travail ou des règles de sécurité, en signalant des incidents ou des absences.
Une plateforme de gestion de contenu d'entreprise relie les systèmes et les utilisateurs, qu'ils soient Microsoft ou non, afin de créer une source unique de vérité pour toutes les données de l'entreprise. Elle offre des capacités de recherche basées sur le contenu plutôt que sur l'emplacement, à l'aide de balises méta. L'ECM permet de contrôler l'accès aux documents, les versions, la publication et la distribution, tant pour les travailleurs intellectuels que pour le personnel de production.
Quel retour sur investissement pouvez-vous attendre d'un système de gestion de contenu d'entreprise ?
Le temps, c'est de l'argent
De nombreuses organisations se débattent avec des documents éparpillés un peu partout. Sur des serveurs, dans des courriels, des groupes Teams, des disques personnels ou même dans des dossiers papier. Le résultat ? Perte de temps, frustration et augmentation des coûts. Selon une étude de McKinsey (2023), les professionnels passent 1,8 heure par jour à rechercher et à valider des informations. Avec l'ECM, vous gagnez jusqu'à 40 % de temps de recherche, soit un gain net de 45 minutes par jour et par employé.
Une collaboration plus intelligente
Que vous travailliez avec des équipes internes ou des parties prenantes externes, l'ECM facilite le partage de l'information, même avec un groupe plus important de parties intéressées. Plus besoin de maintenir des listes de diffusion dans des applications d'e-mailing distinctes. Grâce à des portails flexibles et faciles à mettre en place, vous mettez le bon contenu à la disposition de n'importe quel public cible. Vous pouvez enregistrer des rendez-vous, demander un retour d'information, publier des nouvelles, etc.
Un travail plus rapide grâce à l'automatisation
Les plateformes logicielles ECM offrent généralement des outils sans code pour l'automatisation des processus. Cela permet aux employés de numériser eux-mêmes leurs tâches quotidiennes et d'automatiser autant que possible, y compris lorsqu'ils collaborent avec leurs collègues. Cela permet d'économiser beaucoup de travail manuel, de réduire les erreurs et d'accélérer les services.
La conformité en toute sérénité
Les réglementations relatives aux données et à la protection de la vie privée sont de plus en plus strictes. Avec l'ECM, vous pouvez gérer l' accès à l'information très facilement et clairement, à l'aide de balises méta. Les données personnelles sont protégées de manière optimale et peuvent être supprimées immédiatement et sans perte de temps, par exemple sous la forme d'une tâche dans le cadre d'un processus d'externalisation. Les audits et les rapports prennent moins de temps et les pénalités dues aux erreurs sont évitées.
Retour sur investissement
Le retour sur investissement de l'ECM ne provient pas d'un avantage unique, mais d'une combinaison de gains de temps, de réduction des coûts, d'amélioration de la collaboration et de réduction des risques. La gestion de contenu d'entreprise n'est donc pas un coût informatique, mais un investissement stratégique. Elle rend les organisations plus intelligentes, plus rapides et prêtes pour un avenir basé sur l'IA.
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