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5 façons dont un Système de Gestion de Documents accélère votre journée de travail.
5 façons dont un Système de Gestion de Documents accélère votre journée de travail.
Introduction
Laissez-moi deviner que vous êtes ici parce que vous voulez vous débarrasser une fois pour toutes de cette paperasse interminable ou de cette jungle impénétrable de structures de dossiers numériques. Eh bien, j'ai de bonnes nouvelles ! Dans ce blog, nous allons discuter de 5 façons d'utiliser un système de gestion des documents pour faciliter votre journée de travail, réduire votre stress numérique et optimiser le fonctionnement global de votre organisation pour en faire une entreprise capable d'affronter l'avenir en toute sérénité.
Mais assez parlé, voyons comment nous pouvons alléger significativement votre journée de travail.
60 % des données d'entreprise résident dans des lieux différents et non centralisés, ce qui entrave l'accès aux données et la collaboration.
1) Recherche rapide
Les métadonnées à la rescousse !
La recherche de la version correcte et la plus récente des documents dans les nombreux dossiers prend beaucoup de temps et est complètement dépassée. Ce qui est unique avec les bons systèmes de gestion de documents, c'est qu'ils peuvent donner à vos documents des étiquettes intelligentes, de sorte que vous puissiez les retrouver plus tard en un clin d'œil.
Ces étiquettes intelligentes, appelées métadonnées, ajoutent des informations supplémentaires au système de gestion de documents, ce qui permet d'effectuer des recherches multidimensionnelles. En résumé ? Vous ajoutez des informations supplémentaires à votre document, le système de gestion de documents les stocke automatiquement dans le cloud, et lorsque vous avez besoin du document plus tard, un simple terme de recherche suffit pour que le système de gestion de documents vous fournisse instantanément le bon document grâce à des dimensions de recherche multidimensionnelles.
Oubliez donc les pertes de temps et les frustrations liées à la navigation dans les fichiers. Faites confiance à vos nouveaux amis intelligents pour effectuer la recherche.
2) Stockage automatique, infini et structuré
Travailler la tête dans le cloud
Le tri et l'organisation manuels des documents peuvent prendre beaucoup de temps. En utilisant une technologie intelligente qui classe automatiquement les documents sur la base des métadonnées (voir ci-dessus), vous pouvez gagner beaucoup de temps.
Outre la classification à l'aide d'étiquettes intelligentes, un système de gestion des documents rassemble également toutes les données et tous les documents dans une structure centrale dans le cloud. Outre les avantages d'un espace de stockage infini, une telle structure fournit également la base de nombreux autres avantages, que nous aborderons plus en détail ci-dessous. Pour l'instant, il suffit de se rappeler que les données de l'entreprise se trouvent dans le cloud :
- Sécurisé
- Centralisé
- Toujours accessible
3) La synergie de l'intégration fonctionnelle
Vaisseaux communicants
Le pouvoir de l'intégration ne peut être sous-estimé. L'amélioration de la collaboration entre les employés est, bien entendu, d'une importance primordiale. Il est donc important d'intégrer un système de gestion des documents capable de communiquer et donc de fonctionner de manière transparente avec d'autres applications au sein de votre organisation.
La raison ? De cette manière, les données et les documents sont stockés directement à partir des autres applications dans la même base de données centrale et pilotée par le cloud. En effet, l'entreprise numérique de demain est axée sur les données et il est donc très important de disposer d'une base de données centrale qui recueille des informations sur tous les processus afin de pouvoir les optimiser en permanence. En outre, c'est aussi le moyen de conserver la propriété de vos données d'entreprise.
55% des employés ne se sentent pas à l'aise avec les outils d'analyse de données dont ils disposent actuellement.
4) Collaboration en temps réel
À la recherche de l'équilibre
Collaborer avec des collègues peut s'avérer difficile. En particulier dans les environnements de travail hybrides, une tsunamie d'e-mails avec des pièces jointes et une gestion inefficace des documents rendent difficile le partage des bons documents.
Un système de gestion des documents doit permettre aux responsables d'attribuer facilement des droits d'accès aux employés autorisés afin que la collaboration soit sécurisée, mais aussi que les documents soient toujours rapidement accessibles en cas de besoin.
Cet équilibre, pour une collaboration plus rapide et plus sûre, ne peut exister qu'avec un Système de gestion de documents fonctionnellement intégré.
5) Un flux de travail plus efficace
Des processus fondés sur les données
Un système de gestion de documents efficace offre la possibilité d'automatiser les flux de travail. Cela signifie que les tâches de routine telles que les processus d'approbation et les vérifications de documents s'exécutent plus rapidement. Vous pouvez mettre en place des flux de travail personnalisés qui optimisent et accélèrent votre processus de travail.
En outre, un système de gestion documentaire avancé fournit des données et des informations précieuses sur les processus que les employés exécutent en permanence. En analysant ces données, un système de gestion de documents peut aider à identifier les point de blockage dans les processus et fournir des informations permettant d'optimiser les flux de travail.
Là encore, il s'agit donc d'un élément essentiel pour évoluer vers une entreprise numérique axée sur les données, capable de répondre à l'évolution des besoins des clients, aux innovations technologiques ou aux évolutions du marché grâce à des processus flexibles.
Les employés satisfaits de leur environnement de travail numérique sont 21 % plus productifs que ceux qui ne le sont pas.
Conclusion
En résumé ? Un système de gestion des documents n'est pas seulement un puissant outil de gestion des documents, mais il peut également avoir un impact significatif sur vos activités quotidiennes. Il accélère votre processus de travail, améliore la collaboration et vous apporte la tranquillité d'esprit en termes de sécurité et de conformité. Si vous cherchez des moyens d'accroître votre productivité et d'accélérer votre journée de travail, il vaut vraiment la peine d'y réfléchir.
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