Document Management
Herken je dit?
- Documenten staan verspreid over mappen, Teams en OneDrive
- Iedereen maakt kopieën “voor de zekerheid”
- Rechten worden opgelost met extra folders
- Je zoekt langer dan je werkt
- Niemand weet wat de laatste versie is
Van Folders naar structuur met metadata
- Niet werken met mappen, maar met metadata
- Documenten linken aan:
- projecten
- klanten
- medewerkers
- Rechten op basis van context, niet locatie
Eén document. Meerdere contexten. Geen kopieën.
Zo werkt documentbeheer in Ishtar365
- Centrale opslag in SharePoint
- Metadata in plaats van folderstructuren
- Rechten op metadata-niveau
- Automatische versiecontrole
- Meldingen bij vervaldta (attesten, contracten,..)
- Koppeling met taken en processen
Documenten leven niet op zich. Ze maken deel uit van je processen.
AI zal pas werken als je data klopt
- AI begrijpt geen folders
- AI heeft contrext en sturctuur nodig.
- Met Ishtar365 :
- weet AI wat een document is
- weet AI wie toegang heeft
- kan AI correcte antwoorden geven
Geen hallucinaties. Wel betrouwbare inzichten.
Efficiënte documentprocessen
Efficiënte documentprocessen in een DMS zijn cruciaal voor het stroomlijnen van bedrijfsactiviteiten en het verhogen van de productiviteit binnen een organisatie.
- Automatisering
Automatiseer routinetaken zoals documentinvoer, indexering en archivering met een goed ingericht DMS. Hiermee verminder jij drastisch de benodigde tijd voor documentbeheer.
- Projectmanagement en urenregistratie
Deze processen minimaliseren menselijke fouten en zorgen voor een consistente behandeling van documenten, wat bijdraagt aan een verbeterde data-integriteit en compliance.
Notificaties
Maak gebruik van metadata om een dynamisch notificatiesysteem in te stellen. Dit systeem is essentieel voor het beheer van documenten, keuringen en certificeringen.
Stel jouw notificaties in voor:
- Naderen vervaldatum van kritieke documenten (certificaten, contracten, licenties, …)
- Voorop ingestelde metadata
- Opvolgen van recurrente processen (evaluatiegesprekken, analyses, …)
- …
Ishtar.DMS zorgt ervoor dat geen enkel belangrijk document over het hoofd gezien wordt en dat alle noodzakelijke vernieuwingen of keuringen tijdig worden uitgevoerd.
Metadata
In een DMS speelt Metadata een essentiële rol bij het verbeteren van de toegankelijkheid en beheerbaarheid van documenten.
Metadata labelt specifieke eigenschappen over de opgeladen documenten zoals:
- Auteur
- Datum van creatie
- Documenttype
- Trefwoorden over de inhoud
- Vervaldatum
- Verantwoordelijke persoon
- …
Dit stelt gebruikers in staat om documenten snel en nauwkeurig te categoriseren, te zoeken en op te halen, waardoor de efficiëntie van documentprocessen aanzienlijk toeneemt.
Altijd en overal toegankelijk
- Cloud based storage
Via de cloudgebaseerde opslag van documenten in Ishtar.DMS hebben gebruikers vanaf elke locatie en op elk moment van de dag toegang tot hun essentiële informatie.
Medewerkers zijn hierdoor in staat om altijd en overal de nodige documenten te kunnen raadplegen en aanpassen. Wat zorgt voor de beste en meest up-to-date service.
- Naadloze samenwerking
Ishtar.DMS faciliteert naadloze samenwerking tussen teams door documenten gemakkelijk deelbaar en toegankelijk te maken voor collega’s, ongeacht verschillen in geografie of tijdzone.
Versiebeheer
Versiebeheer in Ishtar.DMS is een krachtige functie die ervoor zorgt dat gebruikers altijd toegang hebben tot de meest recente en actuele versies van documenten.
- Document historiek
Ishtar.DMS registreert wijzigingen die aan documenten worden aangebracht, wie deze wijzigingen heeft gemaakt en wanneer, waardoor een volledige historiek van het document beschikbaar is.
- Versiecontrole
Versiebeheer stelt teams in staat om effectief samen te werken aan projecten zonder het risico van gegevensverlies of conflicten tussen verschillende documentversies.
Benieuwd naar de werking van Ishtar.DMS?
Ishtar.DMS showcase
0:29
0:28
0:30
0:25
0:24
0:25
0:30
0:24
0:28
0:27
Intelligent Document Processing (IDP)
Als digitaal platform streven wij naar continue innovatie. We kunnen de snelle evoluties onder invloed van artificiële intelligentie dan ook niet negeren, zeker niet als het betrekking heeft op document management systemen. Daarom bereiden we Ishtar.DMS nu al voor op de implementatie van Intelligent Document Processing (IDP).
Deze geavanceerde benadering van document processing brengt een nieuw niveau van efficiëntie en nauwkeurigheid, cruciaal voor de moderne bedrijfsvoering.
Document Management
Automatisering en efficiëntie
Verbeter jouw document management met onze geavanceerde automatiseringstechnieken. Door het gebruik van IDP verminderen we handmatige verwerking en verhogen we de efficiëntie in alle aspecten van document processing.
- Efficiënte documentopslag
- Geavanceerde zoekmogelijkheden
- Naadloze integratie en beheer
Document Processing
Nauwkeurige data-extractie
Ons DMS maakt gebruik van cutting-edge IDP-technologieën voor nauwkeurige data extractie. Door geavanceerde algoritmen en machine learning te gebruiken, zorgen we voor precisie in elk aspect van document beheer.
- Efficiënte documentopslag
- Geavanceerde zoekmogelijkheden
- Naadloze integratie en beheer
Cloud Opslag
Optimaal documentbeheer
Haal het maximale uit jouw document beheer met onze cloudgebaseerde DMS-oplossingen. Profiteer van efficiënt documentbeheer, ondersteund door geavanceerde zoekfuncties en slimme archiveringsmethoden.
- Efficiënte documentopslag
- Geavanceerde zoekmogelijkheden
- Naadloze integratie en beheer
Optimaliseer elk bedrijfsproces.
Ontdek het volledige pakket van Ishtar365 en creëer de volledig future-proof werkomgeving die al jouw ambities waarmaakt.
Blijf op de hoogte.
