Blog
5 manieren waarop een DMS je werkdag versnelt.
5 manieren waarop een DMS je werkdag versnelt.
Inleiding
Laat me raden, je bent hier omdat je voor eens en voor altijd komaf wilt maken met die eindeloze papierwinkel of ondoorgrondbare jungle aan digitale folderstructuren. Wel, ik heb goed nieuws! In deze blog bespreken we 5 manieren om via een document management systeem jouw werkdag te versoepelen, je digitale stress te verminderen én de algemene werking van je organisatie te optimaliseren naar een bedrijf dat zonder zorgen de toekomst tegemoet kan gaan.
Maar genoeg gepraat, laten we samen ontdekken hoe we jouw werkdag een stuk relaxter kan maken.
60% van de bedrijfsdata bevindt zich op verschillende, niet-gecentraliseerde locaties, wat datatoegang en samenwerking belemmert.
1) Snel zoeken & vinden
Metadata to the rescue!
Zoeken naar de juiste, laatste versie van documenten in de vele bestandsmapjes is tijdrovend en volledig outdated. Uniek aan de juiste document management systemen is dat het uw documenten slimme tags kan meegeven, zodat u ze later in een handomdraai terugvindt.
Deze slimme tags, genaamd metadata, hangen extra informatie aan het DMS wat zorgt voor multidimensionele zoekdimensies. Simpel voorgesteld? Jij geeft extra informatie mee aan je document, het DMS slaat het automatisch op in de cloud en wanneer je het document later opnieuw nodig hebt, is een simpele zoekterm voldoende voor het document management systeem om je via multidimensionele zoekdimensies meteen het juiste document te bezorgen.
Vergeet dus de tijdverspilling en frustraties die het bladeren door mappen met zich meebrengen. Vertrouw op je nieuwe, intelligente vrienden om het zoekwerk te doen.
2) Automatisch, oneindig en gestructureerd opslaan
Werk met het hoofd in de wolken.
Het handmatig sorteren en organiseren van documenten kan veel tijd in beslag nemen. Door slimme technologie te gebruiken die documenten automatisch classificeert op basis van metadata, zie hierboven, kun je veel tijd besparen.
Naast het classificeren met slimme tags, verzamelt een document management systeem ook alle data en documenten in een centrale cloudstructuur. Naast de voordelen van de oneindig groot opslagruimte, vormt zo’n structuur ook de basis voor vele andere voordelen, waar we hieronder dieper op ingaan. Voor nu, onhoud gewoon: in de cloud staat jouw schat aan bedrijfsdata:
- Veilig
- Gecentraliseerd
- Steeds toegankelijk
3) De synergie van functionele integratie
Communicerende vaten
De kracht van integratie kan niet onderschat worden. Het verbeteren van de samenwerking tussen werknemers is natuurlijk van primair belang. Een belangrijk aspect hierbij is om een document management systeem te integreren dat kan communiceren en dus naadloos samenwerkt met andere applicaties binnen jouw organisatie.
De reden? Op die manier worden data en documenten rechtstreeks vanuit de andere applicaties opgeslagen in éénzelfde, centrale en cloudgestuurde database. Het digitaal bedrijf van de toekomst werkt immers datagedreven en dus is het zeer belangrijk om over een centrale database te beschikken die informatie verzamelt over alle processen om blijvend te kunnen optimaliseren. Daarnaast is dit ook de manier om eigenaar te blijven over je bedrijfsdata.
55% van de werknemers voelt zich oncomfortabel bij het gebruik van hun huidige data-analysetools.
4) Real-time samenwerken
Op zoek naar balans
Het samenwerken met collega’s kan uitdagend zijn. Zeker wanneer hybride werkomgevingen, een overvloed aan e-mails met bijlagen en inefficiënt documentbeheer het delen van de juiste documenten bemoeilijkt.
Een document management systeem moet de mogelijkheid bieden voor managers om de toegangsrechten eenvoudig toe te wijzen aan de bevoegde medewerkers zodat de samenwerking veilig verloopt, maar ook dat de documenten steeds snel toegankelijk zijn wanneer men ze nodig heeft.
Deze balans, voor een snellere en veiligere samenwerking, kan enkel bestaan in met een functioneel geïntegreerd DMS.
5) Een efficiëntere workflow
Datagedreven processen
Een efficiënt DMS biedt de mogelijkheid om workflows te automatiseren. Dit betekent dat routinetaken zoals goedkeuringsprocessen en documentcontroles sneller verlopen. U kunt aangepaste workflows instellen die uw werkproces optimaliseren en versnellen.
Daarnaast biedt een geavanceerd document management systeem doorlopend waardevolle data en inzichten over de processen die werknemers afwerken. Door analyse van deze gegevens, kan een DMS helpen bij het identificeren van knelpunten in processen en het bieden van inzichten voor verdere optimalisatie van workflows.
Wederom, het is dus een essentieel element om te evolueren naar een datagedreven, digitaal bedrijf dat dankzij flexibele processen kan inspelen op veranderende klantenbehoeftes, technologische innovaties of marktevoluties.
Werknemers die tevreden zijn met hun digitale werkomgeving zijn 21% productiever dan degenen die dat niet zijn.
Conclusie
De conclusie? Een document management systeem is niet alleen een krachtige tool voor documentbeheer, maar het kan ook een aanzienlijke impact hebben op uw dagelijkse werkzaamheden. Het versnelt uw werkproces, verbetert de samenwerking en zorgt voor gemoedsrust wat betreft beveiliging en naleving. Als u op zoek bent naar manieren om uw productiviteit te verhogen en uw werkdag te versnellen, is dus zeker het overwegen waard.
Klaar om uw werkdag te versnellen? Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie over ons AI-ondersteund document management systeem Ishtar.DMS of boek meteen uw gratis demo en ontdek hoe we samen uw bedrijf future-proof kunnen optimaliseren.
