Document Management
Herken je dit?
Documenten staan verspreid over mappen, Teams en OneDrive
Iedereen maakt kopieën “voor de zekerheid”
Rechten worden opgelost met extra folders
Je zoekt langer dan je werkt
Niemand weet wat de laatste versie is
Van Folders naar structuur met metadata
- Werk niet met mappen, maar met metadata
- Link documenten aan:
- projecten
- klanten
- medewerkers
- Geef rechten op basis van context, niet op basis waar ze staan.
Eén document. Meerdere contexten. Geen kopieën.
Zo werkt documentbeheer in Ishtar365
- Centrale opslag in SharePoint
- Metadata in plaats van folderstructuren
- Rechten op metadata-niveau
- Automatische versiecontrole
- Meldingen bij vervaldta (attesten, contracten,..)
- Koppeling met taken en processen
“Documenten leven niet op zich. Ze maken deel uit van je processen.”
*Ishtar365 AI-agent soon available
AI zal pas werken als je data klopt
- AI begrijpt geen folders
- AI heeft context en structuur nodig.
- Met Ishtar365 :
- weet AI wat een document is
- weet AI wie toegang heeft
- kan AI correcte antwoorden geven
“Geen hallucinaties. Wel betrouwbare inzichten.”
Efficiënte documentprocessen
Efficiënte documentprocessen in een DMS zijn cruciaal voor het stroomlijnen van bedrijfsactiviteiten en het verhogen van de productiviteit binnen een organisatie.
- Automatisering
Automatiseer routinetaken zoals documentinvoer, indexering en archivering met een goed ingericht DMS. Hiermee verminder jij drastisch de benodigde tijd voor documentbeheer.
- Project Management and Time Tracking
Deze processen minimaliseren menselijke fouten en zorgen voor een consistente behandeling van documenten, wat bijdraagt aan een verbeterde data-integriteit en compliance.
Notifications
Maak gebruik van metadata om een dynamisch notificatiesysteem in te stellen. Dit systeem is essentieel voor het beheer van documenten, keuringen en certificeringen.
Stel jouw notificaties in voor:
- Naderen vervaldatum van kritieke documenten (certificaten, contracten, licenties, …)
- Voorop ingestelde metadata
- Opvolgen van recurrente processen (evaluatiegesprekken, analyses, …)
- …
Ishtar.DMS zorgt ervoor dat geen enkel belangrijk document over het hoofd gezien wordt en dat alle noodzakelijke vernieuwingen of keuringen tijdig worden uitgevoerd.
Metadata
In een DMS speelt Metadata een essentiële rol bij het verbeteren van de toegankelijkheid en beheerbaarheid van documenten.
Metadata labelt specifieke eigenschappen over de opgeladen documenten zoals:
- Auteur
- Datum van creatie
- Documenttype
- Trefwoorden over de inhoud
- Vervaldatum
- Verantwoordelijke persoon
- …
Dit stelt gebruikers in staat om documenten snel en nauwkeurig te categoriseren, te zoeken en op te halen, waardoor de efficiëntie van documentprocessen aanzienlijk toeneemt.
Altijd en overal toegankelijk
- Cloud based storage
Via de cloudgebaseerde opslag van documenten in Ishtar.DMS hebben gebruikers vanaf elke locatie en op elk moment van de dag toegang tot hun essentiële informatie.
Medewerkers zijn hierdoor in staat om altijd en overal de nodige documenten te kunnen raadplegen en aanpassen. Wat zorgt voor de beste en meest up-to-date service.
- Naadloze samenwerking
Ishtar.DMS faciliteert naadloze samenwerking tussen teams door documenten gemakkelijk deelbaar en toegankelijk te maken voor collega’s, ongeacht verschillen in geografie of tijdzone.
Versiebeheer
Versiebeheer in Ishtar.DMS is een krachtige functie die ervoor zorgt dat gebruikers altijd toegang hebben tot de meest recente en actuele versies van documenten.
- Document historiek
Ishtar.DMS registreert wijzigingen die aan documenten worden aangebracht, wie deze wijzigingen heeft gemaakt en wanneer, waardoor een volledige historiek van het document beschikbaar is.
- Versiecontrole
Versiebeheer stelt teams in staat om effectief samen te werken aan projecten zonder het risico van gegevensverlies of conflicten tussen verschillende documentversies.
Optimize every business process.
Ontdek het volledige platform van Ishtar365 en creëer de volledig future-proof werkomgeving die al jouw ambities waarmaakt.
Ishtar365 : Het slimste Enterprise Content Management platform
Use-cases
Stay tuned.
