Ishtar AI praat niet alleen,
hij bouwt ook voor jou.

Ik zou dit als een sales-pipeline in Lists, aangevuld met opvolgtaken in Tasks, opbouwen. Zo blijft de commerciële informatie centraal beschikbaar en wordt elke volgende actie expliciet opgevolgd.

1. Eerst het proces bepalen

Een eenvoudig proces kan deze fases hebben:

1. Nieuw gesprek
2. Gekwalificeerd
3. Offerte of voorstel
4. Opvolging gepland
5. Onderhandeling
6. Gewonnen
7. Verloren
8. On hold

Per salesgesprek leg je minimaal vast:

• Klant of prospect
• Contactpersoon
• Datum van het gesprek
• Medewerker/eigenaar
• Fase
• Verwachte waarde
• Verwachte beslissingsdatum
• Samenvatting van het gesprek
• Volgende actie
• Datum van de volgende opvolging
• Reden indien verloren
• Link naar offerte, contract of relevante documenten

2. Structuur in Ishtar

Ik zou niet alles in één record zetten, maar werken met drie gekoppelde Lists:

Klanten / Prospects

De relatie of organisatie.

Salesgesprekken

Eén record per gesprek of commerciële opportuniteit, gekoppeld aan de klant.

Opvolgacties

De concrete volgende stappen, eventueel als List-record of als echte Task.

Voor acties met een duidelijke eigenaar en deadline zou ik Tasks gebruiken. Bijvoorbeeld:

“Bel Jan Peeters over offerte renovatieproject”

Een Task is beter wanneer iemand de actie effectief moet uitvoeren. De salesgesprek-record blijft dan de historiek en het overzicht.

3. Belangrijke afspraken

Ik zou vooraf enkele procesregels vastleggen:

• Elk salesgesprek eindigt met een volgende actie of een expliciete status “Geen verdere actie”.
• Een opportuniteit in de fase Opvolging gepland moet een opvolgdatum hebben.
• Elke opportuniteit heeft één verantwoordelijke.
• Bij “Verloren” is een verliesreden verplicht.
• Bij “Gewonnen” wordt de verwachte waarde en de volgende administratieve stap ingevuld.
• Gespreksverslagen worden kort en gestandaardiseerd ingevuld, bijvoorbeeld: Behoefte, Besproken oplossing, Bezwaren, Beslissers, Volgende stap.

4. Overzichten en DataGrids

Daarna zou ik enkele DataGrids voorzien:

• Mijn open salesgesprekken
• Opvolging deze week
• Pipeline per fase
• Pipeline per medewerker
• Gewonnen en verloren opportuniteiten
• Salesgesprekken zonder volgende actie
• Verwachte omzet per maand

Voor een pipeline-overzicht zou ik groeperen op Fase en totalen tonen voor Verwachte waarde. Voor maandrapportering zou ik een datumfilter toevoegen op bijvoorbeeld de verwachte beslissingsdatum.

5. Automatiseringen

Als de structuur goed werkt, kunnen we automatiseringen toevoegen:

• Bij een nieuw salesgesprek: automatisch een opvolgtaak aanmaken.
• Bij het bereiken van de opvolgdatum: de verantwoordelijke verwittigen.
• Wanneer de fase “Offerte” wordt: een taak “Offerte opvolgen” creëren.
• Wanneer een gesprek geen volgende actie heeft: een melding sturen.
• Bij “Gewonnen”: automatisch een interne overdrachtstaak aanmaken.
• Bij “Verloren”: controleren of een verliesreden ingevuld is.

Ik zou die automatiseringen pas toevoegen nadat de velden en statussen een tijdje getest zijn. Anders automatiseer je mogelijk een proces dat nog verandert.

Mijn aanbevolen startversie

Ik zou starten met één List Salesgesprekken met deze velden:

• Naam
• Klant/prospect
• Contactpersoon
• Verantwoordelijke
• Gespreksdatum
• Fase
• Verwachte waarde
• Verwachte beslissingsdatum
• Samenvatting
• Volgende actie
• Opvolgdatum
• Verliesreden
• Link naar DMS-documenten

Daarna maken we:

• een DataGrid Sales pipeline;
• een DataGrid Opvolging deze week;
• een Task-template Sales opvolging;
• eventueel een automatisering die opvolgtaken creëert.

Dat is beheersbaar als eerste versie en kan later uitbreiden naar aparte klanten-, offertes- en contactpersonenlijsten.