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Page sectorielle  ·  Immobilier & Promotion immobilière

// SECTEUR · IMMOBILIER & PROMOTION IMMOBILIÈRE

Gestion des documents pour l'immobilier :
Le bon document.
À la bonne personne.
Dans la bonne phase.

Un projet immobilier traverse six phases — de la prospection à la gestion. À chaque phase apparaissent des documents cruciaux pour certaines parties prenantes, et totalement non pertinents voire confidentiels pour d’autres. Ishtar365 garantit que chacun voit exactement ce dont il a besoin. Rien de plus, rien de moins.

6
phases de projet
parties prenantes
0
fuites de données
Projet · PR-2026-014
Résidence De Linde · 28 appartements
Phase 4 · Développement
Contrat entrepreneur
signé · 14 mars 2026
Live
Inventaire amiante
En attente du rapport du bureau d'études
Live
Bon de chantier semaine 14
fondations · 12 photos en pièce jointe
Live
— Ce que les sales ne voient pas —
Dossier d'acquisition & compromis
Investisseur + CFO
Masqué
Travaux supplémentaires entrepreneur
Chef de projet + Finance
Masqué
6 phases
chacune avec ses accès
// AI · DOCUMENT INTELLIGENCE

One certificate in. Metadata out. Automatically tagged.

EPC, asbestos inventory, electrical inspection, fire insurance, BREEAM — every certificate has an expiry date, an expert and a validity period. Until today that means manually opening, reading, retyping, scheduling.

In Ishtar365 the AI does that for you. Try one of our examples on the right — you see the document and the extracted metadata, real-time.

What the AI extracts

  • Address & building · linked to the right project
  • Expiry date · automatic reminder 6 / 3 / 1 month in advance
  • Certificate type · EPC, asbestos, inspection, fire insurance, BREEAM …
  • Recognized expert · name, certification number, body
  • Result & score · label, conformity, risk level
  • Access rule · automatically applied based on phase & type

No manual work. No forgotten expiry dates. No more certificates ending up in the wrong folder.

Classify my documents →
TRY IT YOURSELF
1. select your sector
2. choose the document you want to analyze<

AI Certificate Analyzer

Want to see your own certificates analyzed?
Book a 20-min live demo — we'll analyze your documents in real-time.
Book a live demo →
— OR TRY AN EXAMPLE DIRECTLY —
Click an example
to see a document.
The AI starts as soon as you pick an example.
// Ce qui se passe dans chaque société immobilière

Des documents que personne ne devait voir et qui se sont retrouvés sur le bureau de quelqu'un.

Sales
« On m'a transféré par erreur l'échange de mails avec l'entrepreneur sur les travaux supplémentaires. Très inconfortable, parce que cette semaine-là je devais expliquer à mes clients pourquoi la livraison était retardée. »
Commercial · promoteur immobilier
Entrepreneur
« L'entrepreneur a eu accès à un dossier SharePoint qui contenait par erreur le compromis avec la banque. Heureusement qu'il est intègre. »
CFO · promoteur immobilier
Investisseur
« Notre investisseur a demandé pourquoi il découvrait l'inventaire amiante seulement maintenant. Je ne savais même pas qu'il pouvait y accéder — ces dossiers traînent depuis des années. »
Chef de projet · promoteur immobilier

Un projet. Des dizaines de documents. Des dizaines de parties prenantes.
L'accès par phase ne peut pas se tromper.

// LES SIX PHASES

Chaque phase. Ses propres documents. Ses propres règles d'accès.

Un projet immobilier traverse six phases reconnaissables. Chaque phase voit naître des documents différents et implique des parties prenantes différentes. Ishtar365 rend cela nativement applicable.

1
Phase 1
Prospection
Parcelles ou bâtiments potentiels en vue. Première reconnaissance, visites, faisabilité brute.
Documents
Note de prospection Photos du site Première estimation
Acquisition · strictement interne
2
Phase 2
Étude
Étude approfondie : sol, amiante, possibilité de permis, RUP/PRU, statut juridique.
Documents
Attestation de sol Renseign. urbanisme Test eau Servitudes
+ Bureau d'études
3
Phase 3
Acquisition
Négociation, compromis, acte, financement, inscription hypothécaire.
Documents
Compromis Acte Crédit Hypothèque
+ Notaire, Banque, CFO
4
Phase 4
Développement
Plans, permis, contrats entrepreneur, construction, travaux supplémentaires, as-built.
Documents
Permis env. PEB Contrat entrepreneur As-built Travaux suppl.
+ Architecte, Entrepreneur
sales : non
5
Phase 5
Vente
Commercialisation aux acheteurs : brochures, plans par unité, contrat de vente.
Documents
Plan vente unité PEB Acte d'achat Brochure
+ Sales, Acheteur
pas de docs chantier
6
Phase 6
Gestion & Réception
Réception provisoire et définitive, garanties, syndic, entretien courant.
Documents
Réception Contrôles Garanties Entretien
+ Syndic, Propriétaires

// LE DÉTAIL QUI COMPTE

Les sales n'ont jamais à voir les travaux supplémentaires.

L’accès par phase n’est pas un luxe — c’est une nécessité commerciale et juridique. Ce qui appartient au Développement n’est pas pour les Sales. Ce que la banque sait n’est pas pour l’entrepreneur.

// DROITS PAR MÉTADONNÉES AU NIVEAU DU DOCUMENT

L'accès suit le document. Pas le dossier dans lequel il se trouve par hasard.

Parce que les documents dans Ishtar365 sont étiquetés avec la phase, le type et la partie prenante, l’accès est prévisible. Un nouveau document en phase 4 ? Les sales ne le voient pas, même s’ils ont accès au projet.

  • Accès lié aux métadonnées, pas aux dossiers
  • Un document de plus = aucune gestion de droits supplémentaire
  • Une partie prenante quitte le projet ? L'accès se ferme automatiquement
  • Nouvelle phase ? Les documents sont libérés pour ceux qui en ont besoin
  • Piste d'audit complète par document, par utilisateur, par phase
Ce que nous empêchons
Des documents qui n'auraient pas dû se retrouver chez cette personne.
  • Sales · voit les marges sur les travaux supplémentaires facturés par l'entrepreneur
  • Entrepreneur · reçoit par erreur le dossier crédit en pièce jointe
  • Architecte · voit ce que l'investisseur a payé pour le terrain
  • Acheteur · trouve un bon de chantier mentionnant de l'amiante dans le dossier partagé
  • Consultant externe · garde l'accès à tous les dossiers après sa mission

// LES TYPES DE DOCUMENTS QUE NOUS CONNAISSONS

Un dossier immobilier compte des centaines de types de documents. Nous les avons déjà classifiés.

Sur la base de notre webinaire « Documentation immobilière » et du travail avec nos clients, nous avons une taxonomie de métadonnées complète et prête. Plug-and-play, ou entièrement configurable pour votre organisation.

PROSPECTION & ÉTUDE

Reconnaissance & due diligence

Avant acquisition · strictement interne

Premières estimations, attestations de sol, renseignements urbanistiques, test eau, servitudes.

Attestation solÉtude de solRUP / PRUTest eauActa MapsServitudes
ACQUISITION & FINANCEMENT

Dossier d'acquisition & crédit

Notaire · Banque · CFO

Compromis, acte, convention de crédit, hypothèque, rapports d'estimation — juridiquement étanche.

CompromisActeConv. créditHypothèqueRapport d'estim.
PLANS & ÉTUDES

Architecte & bureau d'études

Architecte · Bureau d'études

Plans d'architecte, études PEB, plans cadastraux, géomètre, plans autorisés vs demande.

Plan d'architecteCadastreGéomètrePEBPlans autorisés
PERMIS

Permis d'environnement

Commune · Architecte

Demandes, régularisation, permis d'environnement, programme de mesures, déclaration de complétude.

Demande permisRégularisationPermis env.Décl. complétude
CONSTRUCTION & EXÉCUTION

Chantier & entrepreneur

Entrepreneur · Conducteur de chantier · pas pour les sales

Contrat entrepreneur, amiante, démolition, terrassement, pompiers, impétrants, photos chantier, travaux supplémentaires.

Contrat entrepreneurAmiante + Démol.TerrassementPompiersPhotos chantierTravaux suppl.Décl. travaux
VENTE & RÉCEPTION

Réception, PEB & gestion

Sales · Acheteur · Syndic

Réception provisoire et définitive, PEB, as-built, contrôles, garanties, police incendie, BREEAM/ESG.

RéceptionAs-builtPEBContrôlePolice incendieBREEAM/ESG

// COMMENT ÇA MARCHE

Étiquetez une fois. L'accès suit automatiquement.

« Le PDF uploadé par un entrepreneur appartient au Développement du projet De Linde, phase 4. Pas aux sales, pas à la banque, pas aux consultants externes. »

  • À l'upload : étiquetez phase, type, projet, parties prenantes
  • Règle d'accès = combinaison de métadonnées, pas un dossier
  • Un document correctement étiqueté une fois → trouvable et correctement sécurisé
  • Dates d'expiration pour contrôles, attestations, garanties avec alertes
  • Piste d'audit complète : qui a vu quoi, quand, dans quelle phase
Exemple
Devis travaux suppl. entrepreneur semaine 14.pdf
2,4 Mo · Uploadé par chef de projet · 14 mars 2026
Projet
PR-2026-014 · Résidence De Linde
Phase
4 · Développement
Type
Travaux supplémentaires
Accès
Chef de projet, Entrepreneur, Finance
Masqué pour
Sales, Architecte, Consultants externes
Approbation
En attente du CFO
// Les clients immobiliers à propos d'Ishtar365

Pour la première fois, nous avons par projet un seul environnement de travail où chaque partie — du notaire à l'entrepreneur en passant par le syndic — voit exactement la bonne information au bon moment. Fini la jungle WeTransfer.

PV
Peter V.
// Prêt à démarrer ?

Donnez à vos projets la structure qu'ils méritent.

Un entretien sectoriel est gratuit. Nous vous montrons comment Ishtar365 réunit vos documents, phases et parties prenantes — adapté à vos projets.

// CE QUE DISENT NOS CLIENTS DE LEUR AUTOMATISATION

Ils ont déja automatisé .

Louis Ballaux Product Coordinator of MAN Belgium

La mise en place s'est déroulée très rapidement et a été achevée en moins de deux jours. L'utilisation et la gestion du portail sont un jeu d'enfant, grâce au principe « no-code ».

Cunina
Sophie Vangheel Stichter & Algemeen Directeur van Cunina

Nous sommes fiers de nos frais de gestion réduits au minimum. En adoptant dès maintenant un mode de travail numérique et plus efficace, nous pouvons tirer encore mieux parti des ressources qui nous sont allouées. Chaque euro économisé sur les frais administratifs est un euro supplémentaire consacré à l'éducation.

Emmanuel Van der Perre General Manager van Invinity

Nos collaborateurs peuvent désormais accéder à leur documentation où qu'ils se trouvent, ce qui facilite grandement la tâche de nos commerciaux sur le terrain.

Steffy De Meulemeester HR Manager bij Spuntini

Ishtar365 nous offre la structure dont nous avions besoin pour exploiter pleinement nos données RH. Fini les outils disparates : nous disposons désormais d'une plateforme flexible qui s'adapte à nos besoins, à nos collaborateurs et à notre activité.

Questions fréquentes sur la gestion documentaire immobilière

Comment Ishtar365 gère-t-il les accès par partie prenante dans un projet immobilier ?

Les documents reçoivent des métadonnées : phase, type, projet et partie prenante. La règle d'accès est une combinaison de ces métadonnées — pas le dossier dans lequel le document se trouve. Un nouveau document en phase 4 devient automatiquement invisible pour les sales, même s'ils ont accès au projet.

Quels documents immobiliers l'IA peut-elle baliser automatiquement ?

PEB, inventaire amiante, contrôle électrique, assurance incendie, BREEAM et certificats similaires. L'IA extrait l'adresse, la date d'expiration, l'expert, le numéro de certification et le score de conformité, puis lie le document au bon projet et à la bonne phase.

Que se passe-t-il quand une partie externe quitte le projet ?

Comme l'accès est lié aux métadonnées et non aux dossiers, il se ferme automatiquement dès que la partie est retirée du projet ou de la phase. Pas de nettoyage manuel des droits, pas de consultants oubliés avec un accès à vie.

Ishtar365 fonctionne-t-il pour le développement et la gestion ?

Oui. Les six phases — prospection, étude, acquisition, développement, vente, gestion & réception — couvrent tout le cycle de vie. Les documents restent disponibles pour le syndic et les propriétaires après la réception, tandis que les dossiers chantier sont fermés aux nouvelles parties.

Ai-je une piste d'audit de qui a vu quoi ?

Oui. Chaque document a une piste d'audit complète par utilisateur, par phase et par action : consulté, téléchargé, modifié. Essentiel pour la due diligence, les litiges juridiques et les audits de conformité.

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