Op weg naar ISO-naleving
Bedrijfsprocessen structureren in 7-stappen
Organisaties kunnen vertrouwen opbouwen, kwaliteit behouden en de beste praktijken in de industrie volgen door hun bedrijfsvoering af te stemmen op ISO-normen. Een belangrijk aspect hiervan is het organiseren en beheren van het bedrijf op een procesgerichte manier. Door het hanteren van gedefinieerde werkwijzes en de implementatie van best practices in de systemen vervoudig je het dagelijkse werk van jouw werknemers.
In dit artikel geven we enkele praktische tips en ideeën over hoe je jouw processen effectief kunt structureren en visualiseren om zo dichter bij ISO-naleving te komen.
Stap 1: Begrijp de eisen voor ISO-naleving.
ISO-normen bieden een kader om bedrijven te helpen geweldige managementsystemen op te zetten.
Om je processen te structureren en weer te geven in overeenstemming met ISO-normen, moet je weten welke ISO-normen van toepassing zijn op jouw branche. Daarnaast leer je ook welke maatregelen je moet nemen om aan de voorschriften te voldoen.
Bijvoorbeeld: Je hebt mogelijk ISO 9001 nodig voor kwaliteitsmanagement, ISO 14001 voor milieumanagement, of ISO 27001 voor informatiebeveiliging. Hoewel deze normen veel gemeen hebben wat betreft een gestructureerde manier van werken, het identificeren van risico’s, het meten van resultaten en het nastreven van voortdurende verbeteringen, hebben ze ook verschillende doelen en doelstellingen.
De eerste stap richting naleving moet zijn om vertrouwd te raken met de eisen van de normen die van toepassing zijn op jouw organisatie. Deze zorgen ervoor dat jouw werk op de juiste manier wordt uitgevoerd.
Stap 2: Identificeer en breng jouw kernprocessen in kaart.
Vervolgens moet je identificeren welke kern-, ondersteunende of managementprocessen en procedures cruciaal zijn voor je bedrijf. Deze processen moeten worden gedefinieerd, beschreven en gevisualiseerd in proceskaarten of stroomdiagrammen. Deze geven de structuren van het kernbedrijf, hoe subprocessen samenhangen en hoe activiteiten moeten worden uitgevoerd weer.
Deze visuele weergave geeft je een duidelijk overzicht en maakt het gemakkelijker voor iedereen om te begrijpen hoe de dingen binnen je organisatie verlopen. Zorg ervoor dat proceskaarten en alle gerelateerde informatie over processen gemakkelijk toegankelijk zijn voor medewerkers. Het moet eenvoudig zijn om te werken volgens de beste praktijken van je organisatie.
Stap 3: Stel doelen en meetwaarden voor je processen in.
Om compliant te blijven, is het essentieel om specifieke doelen en meetwaarden voor elk proces vast te stellen. Zorg ervoor dat deze doelen voldoen aan de eisen van je ISO-norm en bijdragen aan je algemene bedrijfsdoelstellingen. Wij geloven dat het waardevol is om SMART-meetwaarden te gebruiken: specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden.
Duidelijke doelen en meetwaarden helpen je prestaties bij te houden, de voortgang te evalueren en je processen continu te verbeteren.
Stap 4: Documenteer en organiseer procedures.
Als het gaat om ISO-naleving, is het documenteren van Standaard Operationele Procedures (SOP’s) een must. Dit kunnen procedures zijn die specifiek zijn voor jouw operatie. Deze beschrijven de activiteiten die nodig zijn om taken uit te voeren in overeenstemming met industrienormen, provinciale wetten of zelfs je eigen standaarden voor het runnen van je bedrijf. Elk document dat een “hoe te” is, valt in deze categorie van procedures. Voorbeelden hiervan zijn werkinstructies, checklists of richtlijnen.
Bij het schrijven van je SOP’s moet je het duidelijk en eenvoudig houden. Geef stapsgewijze instructies, benadruk belangrijke controlepunten en specificeer verantwoordelijkheden. Zorg er ook voor dat elke procedure beschikbaar is in nauwe verbinding met de relevante processen en dat documenten met dezelfde zorg en kwaliteitsmaatregelen worden behandeld als processen.
Stap 5: Maak een systeem van de naleving.
Je hebt een solide systeem nodig om de procesdocumentatie te beheren en te onderhouden, inclusief SOP’s, proceskaarten, beleidslijnen en werkinstructies, enz. Het systeem moet toegangsrechten, sjablonen, eigenschappen, goedkeuringsworkflows, beoordelingscycli, versiebeheer, archivering en het bewaren van alle procesgerelateerde documentatie kunnen beheren. Het systeem moet uiteraard ook ophaalmechanismen bieden. Deze zorgen ervoor dat je altijd (en alleen) de meest recente en nauwkeurige informatie bij de hand hebt.
Proces- en documentbeheersmechanismen verbeteren de traceerbaarheid, verminderen risico’s en maken nalevingsaudits een fluitje van een cent. Met deze mechanismen breng je jouw organisatie dichter bij ISO-naleving.
Stap 6: Zorg ervoor dat iedereen getraind en bewust is.
ISO-naleving is een teaminspanning en iedereen in je organisatie moet aan boord zijn. Daarom raden we aan om uitgebreide trainingsprogramma’s aan te bieden om ervoor te zorgen dat alle medewerkers hun rollen, verantwoordelijkheden en de processen waarin ze betrokken zijn begrijpen.
Gebruik vergaderingen, video’s, micro-cursussen en andere leermiddelen om hen te trainen over ISO-normen, processen, procedures en prestatie-indicatoren. Communiceer regelmatig over naleving, voer bewustwordingscampagnes en bied opfristrainingen aan om een cultuur van naleving en kwaliteit op de eerste plaats te bevorderen.
Stap 7: Regelmatige audits en voortdurende verbetering.
Regelmatige audits zijn essentieel om naleving te handhaven en manieren te vinden om te verbeteren. Voer interne audits uit om te controleren of je processen in overeenstemming zijn met ISO-normen, identificeer eventuele problemen en los deze op. Deze audits houden de naleving intact en stimuleren een cultuur van voortdurende verbetering. Vraag feedback van jouw medewerkers, monitor procesindicatoren en moedig suggesties aan voor het verbeteren van jouw processen.
De mogelijkheid om afwijkingen en risico’s in te dienen, verbeteringsvoorstellen te posten en incidenten te documenteren moet worden opgenomen in het systeem dat processen en documenten beheert.
Conclusie
Het voldoen aan de eisen van ISO-normen hoeft geen ontmoedigende taak te zijn. Door je bedrijfsprocessen effectief te structureren en weer te geven, kun je met vertrouwen navigeren in het ISO-landschap. Vergeet niet om kernprocessen te identificeren, doelen en meetwaarden vast te stellen, SOP’s te documenteren, documentbeheer in te stellen, training te geven, technologie te benutten en regelmatige audits uit te voeren. Met een goed gestructureerd en compliant managementsysteem voldoe je niet alleen aan ISO-normen, maar verbeter je ook de algehele prestaties en het succes van je bedrijf.
Ishtar365 is een volledig uitgeruste digitale werkplek dat ook mogelijkheden biedt om je organisatie te ondersteunen bij het structureren van processen, beheren van documenten en het afhandelen van verbeteringsinitiatieven.
