Utiliser Teams comme DMS : une mauvaise idée !
Savez-vous exactement ce qui se passe quand vous supprimez une équipe ?
Lors de la suppression d’une équipe dans Microsoft Teams, tous les fichiers, chats et canaux associés disparaissent également, ce qui peut entraîner la perte irréversible de documents et informations importants. Un DMS bien géré prévient de tels risques en fournissant une structure robuste de gestion documentaire, gardant les informations confidentielles toujours protégées et accessibles aux bonnes personnes.
Teams est un excellent outil de collaboration, mais son utilisation comme Système de Gestion Documentaire (DMS) peut être problématique pour votre organisation à long terme. Un DMS dédié, comme Ishtar.DMS, offre une meilleure sécurité et efficacité grâce aux métadonnées avancées et à la gestion des droits.
Comment fonctionne la suppression d'une équipe ?
Suppression de l'équipe :
Lorsque vous supprimez une équipe dans Microsoft Teams, le groupe Office 365 sous-jacent est également supprimé. Ce groupe englobe différents composants tels que le site SharePoint, le notebook OneNote et tous les documents et fichiers associés.
Suppression des documents :
Les fichiers stockés dans Teams sont conservés dans le site SharePoint lié à cette équipe. Si l’équipe est supprimée, le site SharePoint et donc les documents et fichiers sont supprimés.
Période de récupération :
Il y a une période limitée pendant laquelle vous pouvez restaurer une équipe supprimée et ses documents associés. C’est généralement 30 jours. Pendant cette période, vous pouvez restaurer les éléments supprimés via les portails d’administration Office 365 ou SharePoint.
Suppression permanente :
Après la période de récupération de 30 jours, les documents et l’équipe sont définitivement supprimés et ne peuvent plus être récupérés.
Pourquoi cela peut-il être problématique ?
- Perte involontaire de documents : La suppression accidentelle d’une équipe peut entraîner la perte permanente de documents importants.
- Complexité de la récupération : Le processus de restauration d’une équipe et des documents associés peut être complexe et nécessite un accès administratif.
- Risque pour la continuité des activités : La perte de documents peut avoir un impact significatif sur les processus métier, surtout si ces documents sont cruciaux pour les activités quotidiennes ou les exigences de conformité.
Utilisez une solution DMS avancée.
Ishtar.DMS empêchera la perte de documents. Les documents stockés dans Teams seront également stockés dans Ishtar.DMS.
Avantages :
1. Toujours la bonne version, quel que soit l’endroit d’où le document est ouvert.
2. Les documents ne sont pas perdus si une équipe est supprimée.
3. Gain de temps : plus besoin de chercher des documents — tout est stocké en toute sécurité avec les droits et métadonnées appropriés.
Conclusion
Microsoft Teams est un excellent outil de collaboration, mais lorsqu’il est également utilisé comme Système de Gestion Documentaire (DMS), cela peut devenir problématique pour votre organisation à long terme. Cela illustre comment un DMS dédié, comme Ishtar.DMS, peut aider à amener votre entreprise à un niveau supérieur.
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