Teams als DMS gebruiken: Geen goed plan!

Een Document Management Systeem (DMS) is essentieel in de digitale wereld. Daarom is het belangrijk dat je een geavanceerd DMS systeem kiest in plaats van jouw Microsoft Teams hiervoor gebruikt.
trends in metadata

Weet jij wat er precies gebeurt als je een team verwijdert?

Teams is een uitstekende tool voor samenwerking, maar het gebruik ervan als Document Management Systeem (DMS) kan op lange termijn problematisch zijn voor je organisatie. Een dedicated DMS, zoals Ishtar.DMS, biedt betere beveiliging en efficiëntie door gebruik te maken van geavanceerde metadata en rechtenbeheer.

Bij het verwijderen van een Team in Microsoft Teams verdwijnen ook alle bijbehorende bestanden, chats en kanalen, wat kan leiden tot het onherstelbare verlies van belangrijke documenten en informatie. Een goed beheerd DMS voorkomt dergelijke risico’s door een robuuste structuur voor documentbeheer te bieden, waarbij vertrouwelijke informatie altijd beschermd en toegankelijk blijft voor de juiste personen.

Hoe gaat het verwijderen van een team in zijn werk?

Verwijdering van het team: 

Wanneer je een team verwijdert in Microsoft Teams, wordt de onderliggende Office 365-groep ook verwijderd. Deze groep omvat verschillende componenten zoals de SharePoint-site, OneNote-notebook, en alle bijbehorende documenten en bestanden.

Verwijdering van documenten:

De bestanden die in Teams zijn opgeslagen, worden bewaard in de SharePoint-site die is gekoppeld aan dat team. Als het team wordt verwijderd, wordt de SharePoint-site en dus ook de documenten en bestanden verwijderd.

Herstelperiode:

Er is een beperkte tijd waarin je een verwijderd team en de bijbehorende documenten kunt herstellen. Dit is meestal 30 dagen. Gedurende deze periode kun je de verwijderde items herstellen via de admin-portals van Office 365 of SharePoint.

Permanent verwijderd:

Na de herstelperiode van 30 dagen worden de documenten en het team permanent verwijderd en kunnen ze niet meer worden teruggehaald.

teams vs Ishtar.DMS
Teams-interface

Waarom kan dit problematisch zijn?

  • Onbedoeld verlies van documenten: Het onbedoeld verwijderen van een team kan leiden tot permanent verlies van belangrijke documenten. 
  • Complexiteit van herstel: Het proces om een team en bijbehorende documenten te herstellen kan complex zijn en vereist administratieve toegang en kennis van de Office 365-beheerportals. 
  • Risico voor bedrijfscontinuïteit: Het verlies van documenten kan een aanzienlijke impact hebben op bedrijfsprocessen, vooral als deze documenten cruciaal zijn voor dagelijkse activiteiten of compliance-doeleinden.

Maak gebruik van geavanceerde DMS oplossingen.

Ishtar.DMS zal je voorkomen dat documenten verloren gaan. Documenten die worden opgeslagen in Teams, zullen ook worden opgeslagen in Ishtar.DMS.

Voordeel : 
1. Steeds de juiste versie, van waar het document ook wordt opengedaan. 
2. Documenten zijn niet verloren als een team wordt gedeleted. 
3. Tijdswinst : geen gedoe met het zoeken naar documenten of onrust, alles staat immers veilig opgeslagen met de juiste rechten en metadata

document management preview

Conclusie

Microsoft Teams is een uitstekende tool voor samenwerking maar wanneer het ook wordt gebruikt als een Document Management Systeem (DMS), kan dat op lange termijn problematisch worden voor jouw organisatie. Dit illustreert hoe een goed, dedicated DMS, zoals Ishtar.DMS, kan helpen om jouw bedrijf naar een hoger niveau te tillen.

 
Wil je graag meer weten over dit item, boek een meeting met één van onze experten. 

Blijf op de hoogte.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang de nieuwste inzichten & updates rond future-proof werken zo in je mailbox.