Enterprise Content Management: een investering die rendeert.
Documentbeheer is cruciaal in moderne organisaties, waar snelheid, samenwerking en compliance steeds belangrijker worden.
Het beheren van content over verschillende systemen en afdelingen is vaak complex en foutgevoelig.
Met een ECM-platform hoef je daar niet meer naar om te kijken en wordt het beheer van informatie eenvoudig, veilig en volledig geautomatiseerd.
“Ishtar365 zorgt ervoor dat je nooit meer tijd verliest aan het zoeken naar documenten, met één centrale plek en slimme automatisering voor al je bedrijfsinformatie.”
Wat zijn de essentiële componenten van Enterprise Content Management?
1. Document Management
Het digitaal beheren, opslaan en terugvinden van documenten, incl. versiebeheer en toegangsbeveiliging, en conform wettelijke en compliance-eisen
2. Workflow & Business Proces Automatisering
Processen automatiseren (bijvoorbeeld goedkeuringsflows) waardoor de workflow sneller verloopt, fouten worden verminderd en medewerkers zich kunnen focussen op waardevolle taken.
3. Samenwerkingstools
Teams in staat stellen eenvoudig samen te werken aan dezelfde informatie, intern en extern (bijv. via portals).
Boost je Microsoft 365 investering met ECM
Microsoft 365 is de leider in de digitale productiviteitsmarkt, met meer dan 80 procent van het wereldwijde marktaandeel. Hoewel je in Microsoft 365 heel krachtige en gebruiksvriendelijke tools hebt voor documentenbeheer, werkprocessen en samenwerken, kunnen deze voordelen ook problemen veroorzaken. Met de groeiende set aan Microsoft 365 tools kunnen medewerkers steeds gemakkelijker nieuwe content creëren, dupliceren en delen met anderen. Positief uiteraard, maar het risico op versnipperde informatie, content die verborgen zit in afgesloten kanalen en dus gebrekkige transparantie en compliance neemt hiermee dramatisch toe.
Vooruitziende organisaties kiezen daarom steeds vaker voor een Content Management oplossing om de kracht van hun Microsoft 365 omgeving te versterken, informatieprocessen te beveiligen en compliance te waarborgen zonder de voordelen qua productiviteit en efficiëntie op te offeren. Hoewel Microsoft met SharePoint, OneDrive, Teams, etc. krachtige dataopslag- en beheertools biedt, bevat de Microsoft 365 suite geen kant-en-klare plannen voor informatiebeheer. Dit leidt tot multiplicatie van documenten, falend versiebeheer en inefficiënt en potentieel gevaarlijk toegangsbeheer. Medewerkers verspillen veel tijd aan het zoeken naar informatie, raken gefrustreerd en creëren hun eigen opslagmethoden, wat leidt tot verminderde productiviteit en veiligheid.
En dan hebben we het nog niet gehad over de productiemedewerkers of andere arbeiders, die vrijwel nooit over een Microsoft 365 account van hun organisatie beschikken. Toch creëert en consumeert deze groep medewerkers ook (digitale) content, bijv. werkinstructies of veiligheidsvoorschriften consulteren, incidenten rapporteren of afwezigheden melden.
Een Enterprise Content Management platform verbindt Microsoft- en niet-Microsoft-systemen en gebruikers, om een enkele bron van waarheid te creëren over alle bedrijfsgegevens. Het biedt zoekmogelijkheden op basis van inhoud in plaats van locatie, a.h.v. metatags. ECM zorgt voor controle over documenttoegang, versies, publicatie en distributie, zowel voor kenniswerkers als voor productiemedewerkers.
Welke Return on Investment mag je verwachten van een Enterprise Content Management systeem?
Tijd is geld
Veel organisaties worstelen met documenten die overal verspreid staan. Op servers, in e-mails, Teams-groepen, persoonlijke drives of zelfs nog in papieren mappen. Het gevolg? Tijdverlies, frustratie en hogere kosten. Volgens een studie van McKinsey (2023) besteden professionals 1,8u per dag aan het zoeken en valideren van informatie. Met ECM bespaar je tot 40% zoektijd, d.w.z. een netto winst van 45 minuten per dag per medewerker.
Slimmer samenwerken
Of je nu met interne teams samenwerkt of met externe stakeholders: ECM maakt delen van informatie eenvoudig, ook naar een grotere groep geïnteresseerden. Gedaan met mailing lists bijhouden in aparte emailing apps. Via flexibel en eenvoudig in te richten portalen stel je de juiste content beschikbaar aan elk doelpubliek. Je kan afspraken vastleggen, feedback vragen, news items posten etc.
Sneller werken door automatisering
ECM software platformen bieden doorgaans no code tools voor procesautomatisering. Dit laat de medewerkers toe om zelf hun dagelijkse taken te digitaliseren en zoveel mogelijk automatisch te laten verlopen, ook in de samenwerking met collega’s. Dit scheelt een pak handmatig werk, vermindert fouten en versnelt de dienstverlening.
Compliance zonder kopzorgen
Regelgeving rond data en privacy wordt steeds strenger. Met ECM kan je de toegang tot informatie heel gemakkelijk en overzichtelijk beheren, a.d.h.v. metatags. Persoonsgegevens zijn optimaal beschermd en kunnen desgewenst onmiddellijk en zonder tijdverlies verwijderd worden, bijv. als taak binnen een offboardingsproces. Audits en rapportages vragen minder tijd en boetes door fouten worden vermeden.
Return on Investment
De ROI van ECM komt niet uit één voordeel, maar uit een combinatie van tijdswinst, lagere kosten, betere samenwerking en minder risico. Enterprise Content Management is dus geen IT-kost, maar een strategische investering. Het maakt organisaties slimmer, sneller en klaar voor de AI-gedreven toekomst.
Blijf op de hoogte.
Functioneel Altijd actief
Voorkeuren
Statistieken
Marketing
SCHRIJF JIJ JE IN VOOR ONZE NIEUWSBRIEF?
Wees als eerste op de hoogte van nieuwe functies, publicaties en inzichten via onze nieuwsbrief.
